1、行政办主管酒店档案工作，对酒店档案实行统一管理，监督指导，并对档案工作人员进行培训。行政办设立兼职档案管理员1名，各部设兼职档案管理员1名。
2、酒店档案指酒店在经营及公务活动中形成的对酒店有保存价值的各种文字、图片、音像等资料。
3、酒店各部门和全体员工均有保存档案的义务。各部门须指定人员保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，熟悉档案管理知识。
4、各部门应按照酒店档案管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向行政办转交有关资料（见附录一、二、三）。各部门有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，行政办应提供方便并按规定办理借用查阅手续。
5、任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为己有或者拒绝归档，管理人员应按规定保管档案。对有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，情节严重的将予以开除。
（1）损毁、丢失或者擅自销毁部门应保存的档案；
（2）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝向组织和档案工作人员转交；
（3）擅自提供、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档案；
（4）涂改，伪造档案；
（5）玩忽职守，造成档案损失。
6、部门管理档案，无特殊情况，必须在一年后统一上交行政办归档。
7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，将由总经理给予奖励。
附录一、酒店文书立卷归档
1、收发文。酒店收发文由酒店归档，部门收发由部门归档。
2、会议资料。酒店及各部门召开的专业会、研讨会单独由行政办立卷归档，内容包括会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人讲话、简报、总结等。
3、各部门的专题报告、集体和个人的调研资料亦由行政办归档。
4、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档至人事部。
5、上级单位发给酒店的文件由人事部归档。
6、关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档。
7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等，亦应立卷归档至人事部。
9、立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分券。
附录二、酒店各部门归档材料一览表
部门 资 料 名 称 保管时限 备注
客
务
部
散客开房通知单 3年
团队会议开房通知单 3年
（国内客、港澳台、国外客）旅客 [s:35] [s:35] [s:35]
